Modul 1

Spam und Junk-E-Mails

Kunden nehmen häufig Kontakt auf, weil sie befürchten, Junk oder Spam-E-Mails in ihrem Konto zu erhalten. Es ist wichtig zu ermitteln, wohin die Junk-E-Mails im Konto des Kunden geleitet werden. Bitte lese weiter, um mehr zu erfahren.

Was du fragen solltest
Wenn die Anfragen von Kunden als undeutlich erscheinen, ist es wichtig die richtigen Fragen zu stellen um dem Kunden eine hilfreiche Lösung bieten zu können. Hier kannst du einige Fragen einsehen, die dir dabei helfen können:

  1. Wo landen die Nachrichten – im Posteingang oder in dem Junk-E-Mail-Ordner?
  2. Kommen die E-Mails zu unterschiedlichen Tageszeiten oder alle gleichzeitig an?
  3. Hast du den Absender zur "Liste der sicheren Absender" oder zur "Liste der blockierten Absender" hinzugefügt und wird die E-Mail nicht wie erwartet ausgeliefert?

Junk-E-Mails die im Junk-E-Mail-Ordner landen

Junk-E-Mails die im Posteingang landen

Weitere Tipps zur Unterstützung, die du Kunden mitteilen kannst

Links zu Support-Seiten die du, bei Fragen zu diesem Thema, als Referenz in deiner Antwort gebrauchen kannst

Junk-E-Mails die im Junk-E-Mail-Ordner landen

Das System ist mit dieser Absicht entworfen worden. Junk-E-Mails, die im Junk-E-Mail-Ordner landen, werden innerhalb von 14 Tagen automatisch aus dem Ordner gelöscht.

Junk-E-Mails die im Posteingang landen

Wenn Kunden eine Zunahme von Spam und Junk E-Mails bemerken, gibt es mehrere Möglichkeiten die Anzahl der unerwünschten E-Mails im Posteingang zu reduzieren. Kunden können die E-Mails es als Spam kennzeichnen, als Phishing melden oder den Absender blockieren.

E-Mails direkt blockieren (für Spam-E-Mails, die im Posteingang landen)

  1. Melde dich über https://outlook.live.com/ bei deinem Konto an
  2. Wähle die Spam oder Junk-E-Mail in deinem Posteingang aus
  3. Suche die Registerkarte 'Junk-E-Mail' im oberen mittleren Bereich des Bildschirms und klicke auf 'Blockieren'

E-Mail-Adresse des Absenders ist blockiert (für Junk-E-Mails die im Posteingang oder dem Junk-E-Mail-Ordner landen)

  1. Melde dich über https://outlook.live.com/ bei deinem Konto an
  2. Drücke auf das Zahnrad Symbol rechts oben, und klicke in der Leiste, die danach rechts erscheint, unten auf 'Alle Outlook-Einstellungen anzeigen'.
  3. Drücke links auf die Kategorie 'E-Mail' und wähle danach 'Junk-E-Mail'.
  4. Klicke unter 'Absender und Domänen blockieren' auf 'Hinzufügen', gebe die E-Mail-Adresse des Absenders an und drücke auf deiner Tastatur auf 'Enter'.
  5. Klicke 'Speichern' um die Änderungen zu übernehmen.

Erstelle Aufräumregeln, um eingehende Junk- oder Spam-E-Mails automatisch aus dem Posteingang zu löschen.

  1. Melde dich über https://outlook.live.com/ bei deinem Konto an
  2. Wähle die Spam oder Junk-E-Mail in deinem Posteingang aus. (Hinweis: Du kannst mehrere Elemente auswählen, indem du das Kontrollkästchen vor dem 'Betreff' der E-Mail aktivierst.)
  3. Finde die Registerkarte "Aufräumen", im oberen mittleren Bereich des Bildschirms klicke darauf.
  4. Wähle 'Alle Nachrichten aus dem Ordner "Posteingang" und alle zukünftigen Nachrichten verschieben'.
  5. Klicke 'OK '. Bitte beachte, dass Aufräumregeln nur alle 24 Stunden funktionieren.

Weitere Tipps zur Unterstützung, die du Kunden mitteilen kannst

Kunden sollten vermeiden ihre echte E-Mail-Adresse zu verwenden, wenn sie sich bei einem öffentlichen Forum oder einem Chat anmelden. Hier ernten Spammer normalerweise E-Mail-Adressen. Um zu vermeiden das die primäre E-Mail-Adresse eines Kunden weitergegeben wird, können sie einen E-Mail-Alias in Outlook.com erstellen. Das Erstellen von einem E-Mail-Alias ist eine hervorragende Art um unerwünschte E-Mails bei Anmeldung in öffentlichen Foren zu begrenzen. Anschließend können Kunden auch Regeln für das Weiterleiten von E-Mails erstellen, die vom Alias empfangen werden.

Wenn Kunden online ein Konto kaufen oder registrieren, sollten sie unbedingt jegliche vorab markierten Kontrollkästchen überprüfen. Diese sind in der Regel automatisch so geschaltet, dass Kunden sich damit einverstanden erklären, täglich einen Newsletter oder andere Spam und Junk-E-Mails zu erhalten. Für Newsletter und Marketing-E-Mails, für die sich der Kunde möglicherweise angemeldet hat, verfügt Outlook.com über eine Funktion 'Abonnement kündigen' – am Ende der E-Mail gibt es moistens jedoch nochmals die Gelegenheit das ganze abzustellen. Es ist von Vorteil diese Option zu nutzen anstatt die Nachrichten als Spam oder Junk direkt zu kennzeichnen.

Besuche keinen verdächtigen Links oder Anhänge unbekannter Absender.

Links zu Support-Seiten die du bei Fragen zu diesem Thema als Referenz in deiner Antwort gebrauchen kannst

Eine Anleitung zum Kennzeichnen von E-Mails als Spam, Melden von E-Mails als Phishing, Blockieren des Absenders und anderen Aktionen, die unerwünschte E-Mails aus dem Posteingang entfernen: https://support.office.com/de-de/article/verhindern-von-spam-und-junk-e-mail-in-ihrem-posteingang-in-outlook-com-a3ece97b-82f8-4a5e-9ac3-e92fa6427ae4?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

Es ist auch hilfreich Kunden an die folgende Support-Seite zu verweisen. Die Tipps auf dieser Seite sollten Kunden helfen ihr Konto zu schützen: https://support.office.com/de-de/article/umgang-mit-missbrauch-phishing-oder-spoofing-in-outlook-com-0d882ea5-eedc-4bed-aebc-079ffa1105a3?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

Fälle die eskaliert werden müssen:

  • Wenn die Adresse des Absenders auf der Liste der sicheren Absender ist und die E-Mail trotzdem in dem Junk-E-Mail-Ordner landet
  • Wenn die Adresse des Absenders auf der Liste der blockierten Absender ist und die E-Mail trotzdem in dem Posteingang landet
  • Falls der Kunde zu viele Junk- oder Spam-E-Mails in kurzer Zeit erhält

Wie geht es weiter?

Du hast das erste Modul beendet und kannst jetzt mit dem zweiten Modul beginnen.

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