Module 1

Ongewenste e-mail en spam

Klanten nemen vaak contact op omdat ze bang zijn dat ze ongewenste e-mailberichten of spam op hun account ontvangen. Het is belangrijk om te bepalen waar de ongewenste e-mails in het account van de klant belanden. Lees hieronder verder, voor meer informatie over dit onderwerp.

Vragen die je kunt stellen om de zaak verder te onderzoeken
Wanneer de vraag van de klant onduidelijk is, is het belangrijk om aanvullende vragen te stellen, om het probleem verder te verduidelijken en zodat je hun een toepasselijke oplossing kunt geven. Hieronder volgen enkele nuttige vragen, die je kunt stellen:

  1. Waar belanden de e-mailberichten – in je Postvak IN of in de map Ongewenste e-mail?
  2. Ontvang je de e-mails op verschillende tijdstippen gedurende de dag, of komen ze allemaal tegelijk binnen?
  3. Heb je de afzender aan de lijst met veilige afzenders of geblokkeerde afzenders toegevoegd en worden de e-mailberichten niet zoals verwacht afgeleverd?

Ongewenste e-mailberichten die in de map Ongewenste e-mail belanden

Ongewenste e-mailberichten die in het Postvak IN belanden

Aanvullende tips die je aan klanten kunt verstrekken om ze verder te helpen

Links naar ondersteuningspagina’s waar je in je antwoord naar kunt verwijzen

Ongewenste e-mailberichten die in de map Ongewenste e-mail belanden

Dit is zo bedoeld en ongewenste e-mailberichten worden binnen 14 dagen automatisch uit deze map verwijderd.

Ongewenste e-mailberichten die in het Postvak IN belanden

Wanneer klanten een toename van ongewenste e-mailberichten en spam opmerken, zijn er enkele manieren waarmee ze het aantal ongewenste e-mails dat in hun Postvak IN terecht komt kunnen verminderen. Ze kunnen de e-mails als spam markeren, als phishing rapporteren of de afzender blokkeren.

E-mailberichten direct blokkeren (voor spamberichten die in het Postvak IN belanden)

  1. Meld je aan bij https://outlook.live.com/
  2. Klik in je Postvak In op het ongewenste e-mailbericht / het spambericht.
  3. Selecteer bovenaan het scherm de optie 'Ongewenste e-mail' en klik vervolgens 'Blokkeren'

E-mailadres blokkeren (voor ongewenste e-mail die in het Postvak IN en de map Ongewenste e-mail belanden)

  1. Meld je aan bij https://outlook.live.com/
  2. Klik op het tandwiel icoontje rechtsboven en selecteer ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’.
  3. Klik in de categorie 'E-Mail' op 'Ongewenste e-mail'.
  4. Voeg onder ‘Geblokkeerde afzenders en domeinen' het e-mailadres van de afzender toe door op ‘Toevoegen’ te klikken en het adres in te vullen.
  5. Druk vervolgens 'Enter' op je toetsenbord en vervolgens 'Opslaan' op je scherm, om de wijzigingen op te slaan.

Gebruik opruimregels om ongewenste e-mailberichten en spam die in het Postvak IN binnenkomen automatisch te verwijderen

  1. Meld je aan bij https://outlook.live.com/
  2. Klik in je Postvak IN op het ongewenste e-mailbericht / het spambericht. (Opmerking: Je kunt meerdere berichten selecteren door het selectievakje voor het onderwerp van de email aan te vinken.)
  3. Klik op het tabblad 'Opruimen' bovenaan het scherm.
  4. Selecteer 'Alle berichten uit de map Inbox en alle toekomstige berichten verplaatsen'.
  5. Klik 'OK'. Let erop dat opruimregels alleen om de 24 uur werken.

Aanvullende tips die je aan klanten kunt verstrekken om ze verder te helpen

Klanten moeten voorkomen dat ze hun echte e-mailadres te gebruiken, wanneer ze zich aansluiten bij openbare fora of chats, omdat spammers deze vaak gebruiken om e-mailadressen te verzamelen. Een goede manier om te voorkomen dat iemand zijn primaire e-mailadres opgeeft, is door een e-mailalias aan te maken. Het aanmaken van e-mailaliassen is een goede manier om ongewenste e-mails te beperken, wanneer iemand zich aanmeldt op openbare fora. Vervolgens kan iemand regels aanmaken voor het verwerken van e-mails wanneer deze door de e-mailalias worden ontvangen.

Wanneer iemand zich online registreert of een aankoop doet, is het raadzaam om alle vooraf aangevinkte selectievakjes goed te bekijken. Deze worden meestal automatisch zo ingesteld dat iemand akkoord gaat met het ontvangen van een dagelijkse nieuwsbrief of een andere soort ongewenst e-mailbericht of spambericht. Voor nieuwsbrieven en marketing-e-mails waar de klant zich mogelijk voor heeft aangemeld, heeft Outlook.com een afmeldfunctie – over het algemeen geven dergelijke e-mails ontvangers de mogelijkheid zich af te melden, door dit onderaan te kennen te geven. Het is beter om deze functies te gebruiken, dan de e-mailberichten als ongewenste e-mails of spam te markeren.

Bezoek geen verdachte links of bijlagen van onbekende afzenders.

Links naar ondersteuningspagina’s waar je in je antwoord naar kunt verwijzen

Richtlijnen voor het markeren van e-mail als spam, het rapporteren van e-mail als phishing, het blokkeren van de afzender en andere acties om ongewenste e-mail buiten je Postvak IN te houden: https://support.office.com/nl-nl/article/vermijd-spam-en-ongewenste-e-mail-in-uw-postvak-in-in-outlook-com-a3ece97b-82f8-4a5e-9ac3-e92fa6427ae4?omkt=nl-NL&ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL

Het is ook nuttig om klanten naar de onderstaande ondersteuningspagina te verwijzen, die tips geeft over hoe ze hun account veilig kunnen houden: https://support.office.com/nl-nl/article/omgaan-met-misbruik-phishing-of-spoofing-in-outlook-com-0d882ea5-eedc-4bed-aebc-079ffa1105a3?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL

Gevallen waarin je de vraag moet doorsturen:

  • Als het adres van de afzender op de lijst met veilige afzenders staat en toch in de Ongewenste e-mail afgeleverd wordt
  • Als het adres van de afzender op de lijst met geblokkeerde afzenders staat en toch in het Postvak IN afgeleverd wordt
  • Als de klant erg veel ongewenste e-mailberichten of spam in een korte periode ontvangt